Бюджетирование 

Прежде всего, необходимо принять во внимание различие терминов «бюджетное планирование» и «бюджетирование».

Бюджетное планирование, называемое еще финансовым, предполагает составление планов хозяйственной деятельности предприятия, в которых должны быть учтены возможные доходы и расходы компании, порядок осуществления взаиморасчетов, предполагаемое движение денежных средств по счетам и сроки выполнения операций, а также термины реализации этих планов.

Подведение же итогов деятельности компании, реальные проводки (движения по счетам) являются частями ее фактического бюджета.

Бюджетирование – это система бюджетного управления предприятия, которая включает в себя бухгалтерский, управленческий учет, планирование (в т. ч. финансовое), контроль и анализ. 

Для начала задайте себе вопрос:

Необходимо ли нашей компании бюджетирование? 

Ведь кроме положительных результатов от внедрения бюджетов на вашем предприятии вам будет необходимо:

- планировать основные направления деятельности;

- планировать доходы и расходы по различным направлениям деятельности;

- планировать использование материальных и людских ресурсов;

- планировать приобретение и реализацию основных средств;

- получить план-фактный анализ;

- обеспечить контроль, прозрачность и предсказуемость потока денежных средств;

- усилить контроль над производственными показателями, доходами и расходами как предприятия в целом, так и отдельных структурных подразделений;

- обеспечить мотивацию и усилить ответственность руководителей среднего звена;

- производить анализ возможных изменений финансового состояния предприятия в результате изменения внешних условий. 

Сотрудникам, как финансового отдела предприятия (холдинга), так и всем руководителям подразделений (ЦФО) необходимо выполнить объемный, при этом не очень заметный, но достаточно трудоемкий перечень работ:

- создать бюджетный комитет;

- определить ЦФО;

- согласовать и утвердить основные индикаторы (KPI);

- выбрать, согласовать и утвердить структуры и формы бюджетов;

- договориться о шаблоне (сценарии) бюджетного процесса;

- понять, какие актуальные и достоверные данные из вашей учетной системы, согласно утвержденному сценарию, попадут в факт бюджета;

- на основании перечисленных выше шагов подготовить документ «Положение о бюджетировании на предприятии (холдинге, группы компаний)»;

- утвердить этот основополагающий документ, в котором важнейшую роль играет не только структура бюджетов, но и возможные сценарии планирования, согласования и утверждения бюджетов, а также сроки сдачи бюджетных документов. 

При этом компании, внедряющие у себя бюджетный процесс, сталкиваются со следующими трудностями и подводными камнями:

1. Обычно создание бюджетного комитета - самый легкий этап.

2. Определение и согласование ЦФО – простой этап, если в компании есть уже сотрудники с опытом внедрения бюджетирования, обладающие определенным авторитетом.

3. Структура и форма бюджетов определяется на основе организационной и отраслевой специфики компании, обычно на начальном этапе шаблоны бюджетов делают как можно проще, с минимумом элементов и аналитики, а только затем, с периодом не менее 6 месяцев усложняя до желаемой полноты.

4. Утверждение сценария - как бы и простой этап, но на первом этапе сценарий не должен быть очень жестким и многоуровневым – пока сотрудники, участники бюджетного процесса к нему привыкнут – на начальном этапе сложный многоуровневый сценарий будет нарушаться.

5. А вот вопросы достоверности и актуальности фактических данных болезненны для очень многих компаний, особенно тех, где не налажены в полном объеме элементы оперативного и управленческого учета. Если вы хотите получать данные из бухгалтерских программ – жди беды. Ведь актуальные данные в бухгалтерии появляются в лучшем случае не ранее 20 числа следующего месяца, когда факт для управленца уже не интересен.

6. Когда согласованы, оформлены в виде документов и подписаны участниками каждый из перечисленных выше этапов, легко сформировать обобщающий документ - «Положение о бюджетировании на предприятии (холдинге, группы компаний)».

7. Данный документ должен быть роздан каждому из участников, внимательно прочитан, и завизирован. Отдельным разделом в положении должна быть прописана мотивация (обычно денежный штраф) за несвоевременное выполнение утвержденного сценария. Рекомендуем этот заключительный этап подготовки провести торжественно, собрав вместе всех участников, и, если в положении есть ошибки, их можно скорректировать на этом совещании.